Grundsätzlich verfallen Urlaubsansprüche mit Ablauf des jeweiligen Urlaubsjahres, spätestens aber zum Ende des Übertragungszeitraums mit Ablauf des 31.03. des Folgejahres. Mitunter ist der Urlaub danach noch nicht verfallen, z. B. weil er wegen längerer Arbeitsunfähigkeit nicht genommen werden konnte. Dann verjährt er drei Jahre nach Ablauf des jeweiligen Urlaubsjahres.
Das Bundesarbeitsgericht hat in seinen Urteilen vom 20.12.2022 (9 AZR 266/209, 9 AZR 245/19, 9 AZR 401/19) klargestellt, daß nicht nur der Verfall von Urlaubsansprüchen zum Ende des Urlaubsjahres bzw. des Übertragungszeitraums voraussetzt, daß der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber über seinen konkreten Urlaubsanspruch und die Verfallfristen belehrt wurde. Entsprechendes soll auch für den Lauf der Verjährungsfrist gelten.
Die Verjährungsfrist soll nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichtes erst mit Ablauf des Jahres beginnen, in dem der Arbeitgeber auf die Möglichkeit der Verjährung konkret, deutlich und rechtzeitig hingewiesen hat und der Arbeitnehmer den Urlaub dennoch aufgrund seiner freien Entscheidung nicht rechtzeitig genommen hat.
Hat der Arbeitgeber den Arbeitnehmer über die Rechtsfolgen nicht informiert, verfallen die Urlaubsansprüche weder am Ende des Kalenderjahres, noch am Ende des zulässigen Übertragungszeitraums, noch kann sich der Arbeitgeber auf die Verjährung berufen. Arbeitnehmer können nicht genommenen Urlaub nachfordern. Endet das Arbeitsverhältnis, können sie dessen Abgeltung verlangen.
Arbeitgeber sollten daher ihre Arbeitnehmer mindestens einmal im Jahr in Textform über die Anzahl der verbleibenden Urlaubstage informieren. Sie sollten die Arbeitnehmer auffordern, den Urlaub rechtzeitig zu beantragen und zu nehmen. Sie sollten die Arbeitnehmer über die Konsequenzen belehren, wenn diese den Urlaub nicht rechtzeitig beantragen und nehmen, d. h. sowohl auf den Verfall als auch auf die Verjährung hinweisen.
